Sistemas ágiles, estrategia Tec para atender necesidades de usuarios

Con la mira puesta en ser una institución ágil, flexible e innovadora de cara al 2025, el Tec de Monterrey capacita a sus colaboradores en metodologías ágiles buscando mejorar la experiencia de sus usuarios.

“La agilidad es una buena herramienta para ordenarnos en torno a un reto, juntar talento, conocimiento de distintas áreas y ponerlo a trabajar juntos; en el Tec hemos aplicado agilidad a diferentes procesos”, señaló Carles Abarca, vicepresidente de Transformación Digital del Tec.

Como parte de esta capacitación, casi mil colaboradores participaron en la Agile Week, una semana especializada para aprender, pero también revisar avances y oportunidades.

Como institución educativa el Tec busca atender necesidades o pain points de sus usuarios, entre ellos estudiantes, padres de familia, profesores, colaboradores, egresados, donantes y consejeros, entre otros.

Un ejemplo es el asistente virtual TECbot que con inteligencia artificial es capaz de ofrecer solución a 133 temas de atención y realizar 35 procesos automatizados para estudiantes, padres de familia, colaboradores y otros públicos.

Agilidad para transformar al Tec

José Juan Carranza, Agile Leader del Tec explicó que hablar de agilidad en la institución se refiere a una adaptación rápida para atender a las audiencias en sus necesidades de habilitación tecnológica.

“El principio de agilidad es adaptar, aprender y dar continuamente valor. Esta es la adaptación que buscamos, no podemos ahorita definir un nuevo producto o servicio si no nos adaptamos a las necesidades del cliente”, consideró Carranza.

“En el Tec queremos que todo lo que hagamos, esa mejora en experiencia de las audiencias se busque que esté dentro de este marco de trabajo ágil para realmente dar el outcome, el valor”, añadió.

“Necesitamos enfocarnos en maximizar el outcome, el aprendizaje y en tener equipos dedicados, sin intermediación”.- Laura Naranjo.

Carranza señaló que luego de un año de que se implementó Techvolution se realizó una evaluación y se concluyó que al menos un 90% del total de los procesos del Tec se relacionaban con el trabajo de los equipos ágiles que se formaron.

A partir de Techvolution se definieron 37 células de trabajo multidisciplinarias con más de 200 proyectos con un modelo ágil.

Explicó que para ello es indispensable implementar equipos de trabajo estables y un marco que permita una medición de impacto (outcome o resultados) y así poder identificar cuando se esté teniendo avances en la dirección correcta. 

Entregar valor en periodos más cortos

El agilista Alan Cyment, quién es autor del libro El espíritu de Scrum y experto en la metodología Scrum, ha colaborado con el equipo de Techvolution para hacer un diagnóstico sobre cómo se implementan estas metodologías en el Tec.

“Él entendió perfectamente el caso Tec, nuestra necesidad, en qué etapa estábamos de la agilidad y tener equipos, pero también que faltaba consolidar roles, responsabilidades, intermediarismo y definición de éxito. Su perfil técnico ayudó a entender lo que tenemos que cambiar”, señaló Carranza.

Laura Naranjo, líder de Experiencia y Journey en el Tec explicó que con el conocimiento y la colaboración de Cyment el equipo que forma parte de Techvolution ha logrado definir temas que aportarán para convertir al Tec en una institución innovadora, ágil y flexible.

“El principio de agilidad es adaptar, aprender y dar continuamente valor”.- José Juan Carranza.

Uno de estos temas claves que encontraron es entregar valor a la audiencia en periodos más cortos de tiempo, promoviendo equipos de trabajo autodirigidos y eliminando roles que hay en medio de los procesos.

“Una de las principales conclusiones o insights que tenemos es que necesitamos enfocarnos en maximizar el outcome y el aprendizaje; también tener equipos dedicados, sin intermediación”, consideró Naranjo.

A través de una perspectiva que llega fuera de la institución, como la de Cyment, los equipos han podido realizar ejercicios para analizar áreas de oportunidad como flujos de trabajo, autogestión, multitasking e intermediación en las tareas.

Agile Week, un espacio para reflexionar sobre agilidad

Con el enfoque de potenciar los esfuerzos para hacer del Tec una institución ágil, flexible e innovadora de cara al 2025, la institución llevó a cabo la Agile Week.

“La Agile Week tuvo un sentido de reforzar algunos mensajes sobre la agilidad y reflexionar sobre cómo estamos operando en este marco“, señaló Abarca.

Laura Naranjo agregó que se diseñó la Agile Week con apoyo del agilista experto en el modelo Scrum, Alan Cyment, donde colaboradores que son parte de la estrategia Techvolution participaron en actividades, capítulos y sesiones enfocados a la agilidad.

“En este caso nos enfocamos casi por completo en los equipos de Techvolution que son responsables de hacer la transformación digital para todas las audiencias del Tec de Monterrey”, comentó Naranjo.

En el evento, que tuvo sesiones presenciales y en línea, participaron alrededor de mil colaboradores de todas las áreas de las instituciones que conforman el Tecnológico de Monterrey: el Tec de Monterrey, Tecmilenio, TecSalud y Sorteos Tec.

Carranza, quien lidera el área de Experiencias Extraordinarias en el concepto Techvolution, explicó que la Agile Week permitió la reflexión en tres temas principales:

- Organización con líderes enfocados y dedicados a la mejora del producto al 100%.

- Tener una clara definición del éxito, del valor e impacto que se busca generar.

- Mejorar los procesos internos de habilitación tecnológica.

Asimismo Carranza señaló que hubo una sesión con directivos donde fue posible invitarlos a reflexionar sobre los conceptos de la agilidad, así como hacerlos partícipes de la necesidad de su apoyo para una transformación digital.  

Este evento se realizó del 7 al 11 de febrero en las instalaciones de la Escuela de Gobierno y Transformación Pública de campus Monterrey.

Rumbo a Techvolution 2.0

El vicepresidente de Transformación Digital del Tec señaló que parte de este esfuerzo que se llevó a cabo en la Agile Week también estuvo orientado a generar rediseños en aspectos de Techvolution que admiten mejoras.

“Hemos podido utilizar la semana para socializar y que la gente entienda de manera tranquila y reflexiva que entramos en una fase, después de un año y medio, en la que hay que hacer un ajuste de la organización”, comentó.

“Alan Cyment ha hecho un muy buen trabajo en la divulgación de los fundamentos de la agilidad y ha sentado las bases para un ejercicio que estaremos lanzando pronto, un kickoff que de momento hemos llamado Techvolution 2.0”, añadió.

Abarca señaló que quieren consolidar un Techvolution 2.0 con base en 3 ideas:

1. La gente ha entendido que hace falta cambiar
2. La necesidad de medir el impacto (outcome)
3. Eliminar niveles de intermediación

“Los cambios que tenemos que hacer encontrarán un terreno abonado para que la organización los vaya adoptando con tranquilidad”, consideró el directivo.

Techvolution se lanzó en el 2021, como una iniciativa de impulso a metodologías ágiles para brindar soluciones más eficientes a los alumnos, profesores, colaboradores y egresados del Tec de Monterrey, entre otros.

LEE TAMBIÉN: